Leistung · Prozess-Automatisierung

Was heute Tage kostet, läuft morgen im Hintergrund.

Manuelle Prozesse, Excel-Routinen, wiederkehrende Aufgaben — automatisiert mit Software, die zuverlässig läuft und Sie informiert, wenn etwas hakt.

Worum es geht

Automatisierung mit Augenmaß.

Automatisierung ist kein Selbstzweck, sondern Zeit zurück — und die Sicherheit, dass ein Prozess auch dann läuft, wenn die Kollegin im Urlaub ist. Wir automatisieren nur, was sich wirklich lohnt. Manchmal ist das ein einzelner Schritt, manchmal ein kompletter Ablauf.

Bevor wir bauen, rechnen wir nach. Lohnt sich ein eigenes Skript, oder reicht ein Standard-Tool? Wie oft läuft der Prozess? Was kostet ein Fehler in der manuellen Variante? Diese Fragen klären wir lieber zuerst — bevor wir Zeit und Budget verbrennen.

Und wir bauen mit Monitoring. Eine Black-Box, die irgendwann still steht und niemandem auffällt, ist keine Lösung. Sie ist ein zusätzliches Risiko.

Typische Fragen, die wir lösen

→„Jeden Monat verbringen 2 Leute 3 Tage mit dem Quartalsbericht."
→„Unsere Rechnungen kommen per E-Mail als PDF — wir tippen sie händisch ab."
→„Lagerbestand muss morgens manuell aus 4 Systemen zusammengezogen werden."
→„Wir kopieren wöchentlich Daten zwischen 3 Excel-Sheets."
→„Unsere Verträge laufen aus, wir merken es zu spät."
Praxis

Typische Projekte.

Monatliches Reporting aus mehreren Quellen

Ein Job zieht morgens die Daten aus ERP, CRM und Webshop, baut den Standardbericht und verschickt ihn als PDF an die Empfängerliste. Inklusive Fehler-Alerts.

PDF-Rechnungen automatisch parsen

Eingehende Rechnungen werden ausgelesen, Buchungsvorschläge erzeugt und in die Buchhaltung importiert. Der Mensch prüft, statt zu tippen.

Excel-Konsolidierung von 14 Quellen

Mehrere Filial- oder Tochter-Tabellen werden täglich eingesammelt, validiert und in ein zentrales Dashboard überführt. Quellen können weiter pflegen, wer mag.

Mahnwesen mit Eskalationsstufen

Erinnerung, erste Mahnung, zweite Mahnung, Übergabe an Inkasso — alles regelbasiert, mit konfigurierbaren Stufen, Texten und Karenzzeiten.

Vertrag-Watcher mit Erinnerung

Verträge werden zentral erfasst, der Watcher meldet sich X Tage vor Ablauf bei den Zuständigen — inklusive Eskalation, falls niemand reagiert.

Methodik

So gehen wir vor.

01.Den Prozess gemeinsam aufmalen — was wirklich passiert, nicht was im Handbuch steht.
02.Lohnt es sich? Wir rechnen ehrlich: Stunden vs. Lizenz vs. Custom.
03.Klein anfangen — einen Schritt automatisieren, lernen, ausbauen.
04.Monitoring und Alerting eingebaut, damit niemand erst merkt, wenn der Job 3 Wochen still steht.
Vollständiger Prozess: Discovery → Pilot → Build → Operate
Ehrlich gesagt

Wann es Sinn macht — und wann nicht.

Macht Sinn, wenn … Ja

  • Ein wiederkehrender Prozess kostet messbar viel Zeit.
  • Fehler in der manuellen Variante haben echte Konsequenzen.
  • Die Datenquellen sind digital (kein händisches Abtippen vom Papier).
  • Sie skalieren, ohne mehr Personal einzustellen.

Macht keinen Sinn, wenn … Nein

  • Der Prozess läuft selten oder ändert sich jeden Monat.
  • Die manuelle Variante ist Teil einer Qualitätsprüfung.
  • Ein Zapier/Make-Flow reicht — wir empfehlen das dann.
  • Sie haben keine klaren Erfolgsmetriken („wir wollen halt schneller").
Technisch

Stack & Werkzeuge.

Wir wählen je nach Anwendungsfall zwischen eigener Implementierung und Low-Code-Tools — und sagen, warum.

PHP / Laravel Laravel Scheduler Laravel Queues / Horizon Node.js n8n (selektiv) Power Automate (selektiv) MySQL / PostgreSQL S3 / Object Storage Sentry / Monitoring
Klingt passend?

Einen konkreten Prozess durchrechnen?

Sagen Sie uns, welcher Ablauf bei Ihnen am meisten Zeit frisst. Wir schauen, ob sich Automatisierung lohnt — und sagen es ehrlich, wenn nicht.

info@ajxsolutions.com Häufige Fragen